Home » Regnskap » B » Bokføringsjournal/ bokføringsspesifikasjon

Bokføringsjournal/ bokføringsspesifikasjon

Kronologisk oversikt over registrering av økonomiske transaksjoner i en bedrift. Kan deles inn i kassadagbok, hovedbok, leverandørreskontro, kundereskontro, ordrebok mv.

Nærmere forklart. Oppbevaringstid – Regnskapsmateriale Avtaler – 3,5 år Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning, skal oppbevare i tre år og seks måneder, se bfl. § 13 første ledd nr. 5, jf. § 13 annet ledd annet punktum.

Balansen – 5 år Dokumentasjon av balansen (for eksempel kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister). Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første leddnr. 3, jf. bfl. § 13 annet ledd, første punktum. For dokumentasjon av balansen, se også bokføringsforskriften kapittel 6.

Bokettersyn – mer enn 5 år Skattebetalingsloven I forbindelse med kontroll fra Skattekontoret kan arbeidsgivere og andre som plikter å foreta forskuddstrekk og utleggstrekk pålegges å oppbevare regnskapsmateriale etter bfl. § 13 første ledd (nr. 1 til 4) i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt, se skattebetalingsloven § 5-13 c nr. 1. Til hvem pålegget rettes er regulert i sktbl. § 5-13 c nr. 2.

Skatteforvaltningsloven Ved særskilt pålegg om oppbevaring av regnskapsmateriale, Hjemmel: skatteforvaltningsloven § 11-2 og § 11-3 (1)

Bokføringsjournal – 5 år Bokføringsspesifikasjon. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Bokførte og slettede opplysninger – 5 år Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruller). Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 3, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 3,5 år, se bfl. § 13 første ledd nr. 6, jf. § 13 annet ledd annet punktum.

Bruk av kapitalvare – 5 år Bruk av kapitalvare både til fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget formål. Bruksoversikt for kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 (2) når kapitalvaren brukes til både fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget formål, skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Se krav til dokumentasjon i fmva. § 9-1-3 (1) og (2). Hjemmel: fmva. § 9-1-3 (3)

Fast eiendom m/justeringsforpliktelse – 10 år Dokumentasjon av kjøp av fast eiendom som har vært gjenstand for ny-, på- eller ombygging der inngående merverdiavgift på kostnadene ved dette utgjør minst 100 000 kr (justering). Hjemmel: bff. § 7-3 (4), jf. mval. § 9-1 (2) bokstav b

Fast eiendom, tilbakeføringsplikt – 10 år Overføring av tilbakeføringsplikten ved salg mv. av fast eiendom før fullføring Skriftlig, underskrevet avtale om overføring av tilbakeføringsplikten etter fmva. § 9-7-2, skal oppbevares i ti år etter overtakelsesåret se fmva. § 9-7-2 (5).

Forenklet registreringsordning – 5 år Oversikt over transaksjoner som omfattes av mval. § 3-30 fjerde og femte ledd som skal føres av tilbyder i forenklet registreringsordning. Hjemmel: mval. § 15-10 (4)

Hovedbok – 5 år Kontospesifikasjon. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Justeringsplikt, overføring – 5 år Overføring av justeringsplikten Justeringsavtale som nevnt i fmva. § 9-3-3, skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Hjemmel: fmva. § 9-3-3 (5)

Justeringsrett, overføring – 5 år Overføring av justeringsretten Skriftlig underskrevet oppstilling som nevnt i fmva. § 9-3-5, skal oppbevares av både overdrageren og mottakeren i fem år etter siste år i justeringsperioden. Hjemmel: fmva. § 9-3-5 (3)

Kapitalvarer, anskaffelse og fremstilling – 5 år Oppstilling som viser anskaffelse og fremstilling av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 (2), skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Se krav til oppstillingen i fmva. § 9-1-2 (1) og (2). Hjemmel: fmva. § 9-1-2 (3)

Kjøper utsteder salgsdok. – 3,5 år Hvis kjøper utsteder salgsdokumentasjon Kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold. Hjemmel: bff. § 5-2-1 tredje ledd bokstav a

Konsernregnskap – 5 år Spesifikasjon av elimineringer, og dokumentasjon av andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Kundekontroll/ opplysninger – 5 år Rapporteringspliktige skal registrere og lagre opplysninger og dokumenter som er innhentet og utarbeidet i forbindelse med tiltak etter hvitvaskingsloven §§ 9 til 26, i fem år etter at kundeforholdet ble avsluttet eller transaksjonen ble gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift, se hvitvaskingsloven § 30 (1) og (4).

Når femårsfristen er utløpt, skal personopplysningene slettes. Andre opplysninger kan lagres lenger. Reglene her begrenser ikke plikten til å lagre eller oppbevare opplysninger og dokumenter etter annet regelverk, se hvitvaskingsloven § 30 (2).

Kundereskontro og leverandørreskontro – 5 år Kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

MVA spesifikasjon – 5 år Spesifikasjon av merverdiavgift. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

NB! Tollforskriften krever at tolldeklarasjonen og grunnlagsdokumentene til denne i forbindelse med inngående merverdiavgift ved innførsel av varer, skal oppbevares lengre enn det som følger av det generelle kravet til oppbevaringstid i bokføringsloven, se her.

Opplysninger om utenlandsk selskap – 5 år Opplysninger om utenlandsk selskap eller innretning. Hjemmel: skatteforvaltningsloven § 10-7

Prisoversikt – 3,5 år Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift Hjemmel: bfl. § 13 første ledd nr. 8, jf. § 13 annet ledd annet punktum

Timebestillinger – 5 år Dokumentasjon av timebestillinger skal oppbevares i 5 år, se bff. § 7-3 tredje ledd, jf. § 5-15.

Videreforhandlere – 5 år Dokumentasjon av beløp som nevnt i mval. § 4-6 ved kjøp og salg av brukte varer. Hjemmel: bff. § 8-10-7, jf. § 8-10-5 Dokumentasjon av bokføring som nevnt i bff. § 8-10-6. Hjemmel: bff. § 8-10-7, jf. § 8-10-6 Spesifikasjon som nevnt i bff. §§ 8-10-2 skal oppbevares i fem år regnet fra siste gjenstand er solgt. Hjemmel: bff. § 8-10-7

Årsregnskap og årsberetning – 5 år Årsregnskap, årsberetning, annen pliktig regnskapsrapportering og revisjonsberetning skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 1, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Referanse: Kontohjelp