Finansleksikonet bruker cookies for å forbedre nettstedet. Finn ut mer her!



 
                   

Bokføringsjournal/ bokføringsspesifikasjon

 

Kronologisk oversikt over registrering av økonomiske transaksjoner i en bedrift. Kan deles inn i kassadagbok, hovedbok, leverandørreskontro, kundereskontro, ordrebok mv.

 

Nærmere forklart.

Oppbevaringstid - Regnskapsmateriale

Avtaler - 3,5 år

Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning, skal oppbevare i tre år og seks måneder, se bfl. § 13 første ledd nr. 5, jf. § 13 annet ledd annet punktum.

Balansen - 5 år

Dokumentasjon av balansen (for eksempel kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister). Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første leddnr. 3, jf. bfl. § 13 annet ledd, første punktum. For dokumentasjon av balansen, se også bokføringsforskriften kapittel 6.

Bokettersyn - mer enn 5 år

Skattebetalingsloven 
I forbindelse med kontroll fra Skattekontoret kan arbeidsgivere og andre som plikter å foreta forskuddstrekk og utleggstrekk pålegges å oppbevare regnskapsmateriale etter bfl. § 13 første ledd (nr. 1 til 4) i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt, se skattebetalingsloven § 5-13 c nr. 1. Til hvem pålegget rettes er regulert i sktbl. § 5-13 c nr. 2.

Skatteforvaltningsloven 
Ved særskilt pålegg om oppbevaring av regnskapsmateriale, Hjemmel: skatteforvaltningsloven § 11-2 og § 11-3 (1)

Bokføringsjournal - 5 år

Bokføringsspesifikasjon. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Bokførte og slettede opplysninger - 5 år

Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruller). Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 3, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 3,5 år, se bfl. § 13 første ledd nr. 6, jf. § 13 annet ledd annet punktum.

Bruk av kapitalvare - 5 år

Bruk av kapitalvare både til fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget formål. 
Bruksoversikt for kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 (2) når kapitalvaren brukes til både fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget formål, skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Se krav til dokumentasjon i fmva. § 9-1-3 (1) og (2).
Hjemmel: fmva. § 9-1-3 (3)

Fast eiendom m/justeringsforpliktelse - 10 år

Dokumentasjon av kjøp av fast eiendom som har vært gjenstand for ny-, på- eller ombygging der inngående merverdiavgift på kostnadene ved dette utgjør minst 100 000 kr (justering).
Hjemmel: bff. § 7-3 (4), jf. mval. § 9-1 (2) bokstav b

Fast eiendom, tilbakeføringsplikt - 10 år

Overføring av tilbakeføringsplikten ved salg mv. av fast eiendom før fullføring
Skriftlig, underskrevet avtale om overføring av tilbakeføringsplikten etter fmva. § 9-7-2, skal oppbevares i ti år etter overtakelsesåret se fmva. § 9-7-2 (5).

Forenklet registreringsordning - 5 år

Oversikt over transaksjoner som omfattes av mval. § 3-30 fjerde og femte ledd som skal føres av tilbyder i forenklet registreringsordning.
Hjemmel: mval. § 15-10 (4)

Hovedbok - 5 år

Kontospesifikasjon. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Justeringsplikt, overføring - 5 år

Overføring av justeringsplikten 
Justeringsavtale som nevnt i fmva. § 9-3-3, skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden.
Hjemmel: fmva. § 9-3-3 (5)

Justeringsrett, overføring - 5 år

Overføring av justeringsretten 
Skriftlig underskrevet oppstilling som nevnt i fmva. § 9-3-5, skal oppbevares av både overdrageren og mottakeren i fem år etter siste år i justeringsperioden.
Hjemmel: fmva. § 9-3-5 (3)

Kapitalvarer, anskaffelse og fremstilling - 5 år

Oppstilling som viser anskaffelse og fremstilling av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 (2), skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Se krav til oppstillingen i fmva. § 9-1-2 (1) og (2).
Hjemmel: fmva. § 9-1-2 (3)

Kjøper utsteder salgsdok. - 3,5 år

Hvis kjøper utsteder salgsdokumentasjon
Kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold.
Hjemmel: bff. § 5-2-1 tredje ledd bokstav a

Konsernregnskap - 5 år

Spesifikasjon av elimineringer, og dokumentasjon av andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Kundekontroll/ opplysninger - 5 år

Rapporteringspliktige skal registrere og lagre opplysninger og dokumenter som er innhentet og utarbeidet i forbindelse med tiltak etter hvitvaskingsloven §§ 9 til 26, i fem år etter at kundeforholdet ble avsluttet eller transaksjonen ble gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift, se hvitvaskingsloven § 30 (1) og (4).

Når femårsfristen er utløpt, skal personopplysningene slettes. Andre opplysninger kan lagres lenger. Reglene her begrenser ikke plikten til å lagre eller oppbevare opplysninger og dokumenter etter annet regelverk, se hvitvaskingsloven § 30 (2).

Kundereskontro og leverandørreskontro - 5 år

Kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

MVA spesifikasjon - 5 år

Spesifikasjon av merverdiavgift. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

NB! Tollforskriften krever at tolldeklarasjonen og grunnlagsdokumentene til denne i forbindelse med inngående merverdiavgift ved innførsel av varer, skal oppbevares lengre enn det som følger av det generelle kravet til oppbevaringstid i bokføringsloven, se her.

Opplysninger om utenlandsk selskap - 5 år

Opplysninger om utenlandsk selskap eller innretning.
Hjemmel: skatteforvaltningsloven § 10-7

Prisoversikt - 3,5 år

Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift
Hjemmel: bfl. § 13 første ledd nr. 8, jf. § 13 annet ledd annet punktum

Timebestillinger - 5 år

Dokumentasjon av timebestillinger skal oppbevares i 5 år, se bff. § 7-3 tredje ledd, jf. § 5-15.

Videreforhandlere - 5 år

Dokumentasjon av beløp som nevnt i mval. § 4-6 ved kjøp og salg av brukte varer. 
Hjemmel: bff. § 8-10-7, jf. § 8-10-5
Dokumentasjon av bokføring som nevnt i bff. § 8-10-6.
Hjemmel: bff. § 8-10-7, jf. § 8-10-6
Spesifikasjon som nevnt i bff. §§ 8-10-2 skal oppbevares i fem år regnet fra siste gjenstand er solgt.
Hjemmel: bff. § 8-10-7

Årsregnskap og årsberetning - 5 år

Årsregnskap, årsberetning, annen pliktig regnskapsrapportering og revisjonsberetning skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 1, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Referanse: Kontohjelp